SCIOS Privacy statement

Dit Privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting SCIOS (KvK-nummer 27172638), hierna aan te duiden als SCIOS. Het geldt ook voor deze pagina over De Nieuwe Certificatieregeling.

Verwerking van persoonsgegevens

Voor SCIOS is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. SCIOS respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door SCIOS voor de volgende doeleinden verwerkt:

1. het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
2. het toegang bieden tot de SCIOS-portalen;
3. het vastleggen van certificaathouders en diens medewerkers in SCIOS-portalen;
4. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
5. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
6. om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
7. voor het kunnen verzenden van (digitale) nieuwsbrieven;
8. voor het verbeteren van de diensten van SCIOS;
9. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
10. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:

• de door u gegeven toestemming;
• het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• de behartiging van gerechtvaardigde belangen van SCIOS of van een derde.

Voor de hiervoor als 2 t/m 8 en 10 genummerde doeleinden beroept SCIOS zich op de grondslag van het gerechtvaardigd belang. Het gerechtvaardigd belang van SCIOS bestaat uit het uitvoeren van de normale bedrijfsvoering, het verbeteren van de website en portalen en het bieden van support. Uiteraard wordt hierbij steeds ook het privacybelang van de betrokkene in acht genomen. U kunt zich tegen deze verwerkingen verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vindt u verderop in dit statement.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat SCIOS niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Indien u een medewerker van een gecertificeerd bedrijf bent, kunnen uw persoonsgegevens in het SCIOS-portaal worden vermeld. Dit zijn enkel de persoonsgegevens die door uzelf in het SCIOS-portaal zijn ingevoerd. De persoonsgegevens die in het SCIOS-portaal staan vermeld, zijn ook zichtbaar voor derden, zoals certificaathouders en certificatie-instellingen, die toegang hebben tot het SCIOS-portaal. Hoewel de portaalvoorwaarden gebruik anders dan noodzakelijk voor de toepasselijke regelingen verbieden, is het denkbaar dat deze derden de gegevens voor eigen doeleinden gaan verwerken. Mocht dat zo zijn, dan is het aan die derde partij om u daarover te informeren. SCIOS is niet aansprakelijk voor die verdere verwerking.

SCIOS verstrekt geen persoonsgegevens aan andere derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:

• u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
• SCIOS wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken (zoals bij verzoeken van opsporingsinstanties).

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

SCIOS maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard. De precieze bewaartermijn hangt af van de toepasselijke regeling waarvoor gegevens in het portaal worden geregistreerd, alsmede andere wettelijke plichten die op SCIOS rusten.

Beveiliging van persoonsgegevens

SCIOS zal passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen.

Uw rechten

Indien uw persoonsgegevens in het SCIOS-portaal staan vermeld, heeft u de mogelijkheid om zelf uw gegevens te allen tijde in te zien, aan te passen of te verwijderen. In de overige gevallen kunt u bij ons terecht en kunt u een beroep doen op onderstaande rechten.

• Inzagerecht: u heeft het recht de door SCIOS verwerkte persoonsgegevens in te zien;
• Correctie- en verwijderingsrecht: het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is;
• Recht van bezwaar: houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct-marketingdoeleinden is absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd. In gevallen buiten toestemming en direct marketing zal SCIOS een belangenafweging maken;
• Recht op beperking: voor zover de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, heeft u onder omstandigheden het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kort gezegd in dat SCIOS de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: het recht om bij ons opgeslagen, u betreffende gegevens in een gewoon, machinaal leesbaar formaat over te dragen, of om verzending aan een andere verantwoordelijke persoon te vragen;
• Intrekking van toestemming: u heeft dit recht voor zover wij van u gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken.

Toezichthouder

Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van SCIOS. SCIOS kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.

Contact

Indien u contact met SCIOS wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens: